Manajemen Kearsipan Punya Peranan Penting

0
886

BANGKINANGKOTA(auramedia.co) – Manajemen kearsipan adalah perencanaan, pengawasan, pengarahan, pengorganisasian,  pelatihan, pengembangan dan aktivitas manajerial lain yang ditujukan atas kegiatan penciptaan, pemeliharaan, penggunaan dan penyusutan arsip dengan maksud untuk mencapai dokumentasi yang baik dan sesuai dengan kebijakan dan transaksi (kejadian, peristiwa, kegiatan) yang riil, dan manajemen operasi organisasi yang efektif dan ekonomis/efisien.

Untuk mendalami tentang ilmu manajemen kearsipan, Kamis (25/01/2018) tim auramedia melakukan wawancara khusus kepada mantan Kepala Kantor Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Kampar yang saat ini menjabat Sekretaris Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Kampar, Nurhadi, MPd. Pria berumur 54 tahun itu, saat ini sedang menyelesaikan studi S3 nya di Universitas Riau.

Berikut penjelasan Nurhadi saat auramedia memberikan pertanyaan-pertanyaan tentang manajemen arsip,

1. Pak, bagaimana sebenarnya latar belakang kerja Dinas Arsip ?

Jawaban, terimakasih kepada auramedia sudah meluangkan waktu untuk melakukan wawancara baiklah, saya tidak bosannya menyebarkan informasi tentang “kearsipan” kepada setiap individu atau organisasi yang membutuhkannya. Pada hakekatnya berarsip adalah suatu cara memudahkan hidup kita dalam mengurus kehidupan baik sebagai individu anggota maupun organisasi masyarakat atau lembaga di Pemerintahan. Saya teringat ketika Bangsa ini memproklamirkan kemerdekaan pada 17 Agustus 1945, Belanda sebagai penjajah bangsa ini sebelum Jepang menjajah lebih kurang 3,5 tahun, mereka tidak sekonyong-konyong langsung mengakui kemerdekaan, bahkan mereka Netherlandsch Indies Civil Administration (NICA) mencoba masuk lagi dengan membonceng tentara sekutu (Inggris raya) pada 15 September 1945, ketegangan mulai terjadi antara Indonesia dengan Sekutu serta Nica. Sejarah terus berjalan, mengulur ulur waktu yang dilakukan Pemerintahan Belanda tentang pengakuan kemerdekaan RI sampai akhirnya baru diakui hari merdeka Indonesia tertanggal 27 Desember 1949, setelah dibicarakan dalam konferensi meja bundar di Denhag pada 23 Agustus sampai 2 september 1949. Penulis sebenarnya tidak sekedar mau berbicara tentang Sejarah saja, tetapi ingin mengupas apa saja yang dibuat Belanda selama mengulur waktu itu selain melakukan agresi meliter ke 2 pada 1947 dan 1948.

Kecerdikan Belanda di Bidang Administrasi adalah untuk menghindari diri bangsa mereka dari tuduhan penjahat perang oleh Indonesia di Mahkamah meliter Internasional, maka mereka melengkapi diri mereka dengan dokumen dokumen kearsipan tentang Indonesia dan surat pengakuan kemerdekaan tertanggal 27 Desesmber 1949. Bayangkan selama lebih kurang 4 tahun Pemerintah belanda menyusun arsip tentang Indonesia termasuk, surat surat tanah yang pernah mereka keluarkan, batas wilayah, perjanjian kerja dengan pihak Perusahaan negara lain, perkeretaapian dan termasuk sejarah sejarah Kerajaan Indonesia versi mereka, Begitu rapinya kesadaran mereka berarsip, sambil membela diri bila bersidang dan sadar akan menjadi sumber uang atau pendapattan Negara pada suatu hari nanti, kerena Indonesia akan membutuhkan arsip dan sumber ilmu pengetahuan sejarah. Maka hari ini dapat kita lihat Gedung arsip belanda yang megah dan 11 lantai kebawah permukaan bumi dan lebih kurang 5 lantai diatas permukaan bumi, gedung dilengkapi dengan eskalator dan lift yang memudahkan pengunjung yang memerlukan arsip, terutama para peneliti Indonesia yang mengambil gelar master dan doktor dibidang sejarah, arkeolog dan ilmu sosial lainnya. Penulis kagum dengan kesadaran mereka ber arsip yang harus menjadi contoh bagi lemabaga pemerintah hari ini, baik dipusat maupun di daerah. Arsip mereka bahan kesinambungan pemerintahan, bukti hukum yang sah di pengadilan, pusat penelitian dan pengkajian dan juga tempat berkreasi dibidang ilmu pengetahuan.

2. Apa dasar hukum pekerjaan Arsip Pak?

Jawaban, untuk menyamakan persepsi kita, mari kita pahami apa itu arsip?. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

Sebagai dasar hukum pekerjaan arsip merujuk kepada undang-undang No. 43 tahun 2009 dan PP 28 Tahun 2012 tentang pengelolaan kearsipan. Sedangkan berdasarkan aturan diatas yang disebut dengan arsip adalah Surat elektronik, Faks, Tabel akuntansi, Database, Peta dan perencanaan, Sampel data penelitian dan objek, Informasi pada bisnis sistem, Surat, Pesan tertulis (memo), Kebijakan, Foto, Media sosial dan Surat kabar.

3. Apa saja jenis-Jenis Arsip?

Jawaban, berikut akan dijabarkan berbagai jenis arsip, baik berdasarkan bentuk fisik, berdasarkan masalah, kepemilikan, berdasarkan sifat, dan berdasarkan fungsinya.

a. Jenis arsip berdasarkan bentuk fisiknya

Arsip berbentuk lembaran. Contoh: surat, kuitansi, faktur, dll
Arsip tidak berbentuk lembaran. Contoh: disket, flash disk, cd, dvd, dll

b. Jenis arsip berdasarkan masalahnya

Financial record, arsip berkaitan dengan masalah keuangan, contohnya, kuitansi, giro, cek.
Inventory record, arsip yang berhubungan dengan masalah barang inventaris. Contoh catatan tentang jumlah barang, merek, ukuran, harga.
Personal record, arsip yang berhubungan dengan masalah kepegawaian. Contoh: surat lamaran kerja, curriculum vitae, absensi, dll.
Sales Record, arsip yang berhubungan dengan masalah penjualan. Contoh: daftar agen distributor, daftar penjualan barang.
Production record, arsip yang berhubungan dengan masalah produksi. Contoh: arsip tentang jenis bahan baku, jenis alat yang digunakan. dll.

c. Jenis arsip berdasarkan pemiliknya

Lembaga Pemerintahan, meliputi Arsip Nasional di Indonesia (Arsip Nasional Republik Indonesia). Arsip Nasional di setiap ibu kota Daerah Tingkat I (Arsip Nasional Daerah).
Instansi Pemerintah/swasta. meliputi arsip primer dan sekunder dan arsip sentral dan arsip unit.

d. Jenis arsip berdasarkan sifatnya

Arsip tidak penting, arsip hanya memiliki kegunaan informasi, contoh surat undangan.
Arsip biasa, arsip yang semula penting, akhirnya tidak berguna lagi pada saat informasinya sudah berlalu, Contoh: surat lamaran kerja.
Arsip penting, arsip yang memiliki hubungan dengan masa lalu dan masa yang akan datang, contoh: surat perjanjian.
Arsip sangat penting, arsip yang dapat dijadikan alat pengingat selama-lamanya (bernilai sejarah/ilmiah). Contoh: naskah proklamasi.
Arsip rahasia, arsip yang hanya boleh diketahui oleh orang tertentu saja dalam organisasi. Contoh: hasil penilaian pegawai.

e. Jenis arsip berdasarkan fungsinya

arsip dinamis, diantaranya adalah arsip aktif, arsip semi aktif, arsip inaktif.
arsip statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan penyelenggaraan kehidupan berbangsa pada umumnya, maupun untuk penyelenggaraan administrasi negara.

4. Mengapa Manajemen Arsip Penting, saya dengar pada tulisan Bapak selalu menyebut arsip penting?

Jawaban, Arsip merupakan sumber informasi unik dan penting mengenai aktivitas dari unit organisasi di masing masing organisasi atau OPD. Arsip memberikan informasi yang spesifik tentang fungsi dari unit kerja anda. Mengelola arsip berarti mengelola informasi dan dokumen secara efektif yang membuat pekerjaan anda menjadi lebih mudah dan cepat. Jika anda secara rutin telah menyimpan arsip anda secara teratur, maka hal tersebut akan memudahkan dalam:

Menemukan email, dokumen atau informasi yang dibutuhkan
Menggunakan kembali suatu template dari pekerjaan yang telah anda kerjakan dimasa lalu
Menentukan dokumen mana yang paling terbaru dari suatu revisi
Membutuhkan bukti mengapa suatu kebijakan diambil pada masa yang telah lalu
Melindungi diri anda, rekan, pimpinan, dan struktur organisasi
Mendukung budaya, sosial, dan nilai sejarah, membantu generasi masa depan mengerti sejarah organisasi perangkat daerah dan pemerintahan, sosial, budaya, dan personal.

5. Mengapa Arsip Perlu di Simpan Pak?

Jawaban, anda harus menyimpan arsip yang mendukung dalam penentuan keputusan organisasi. Arsip menyediakan informasi berupa bukti apa yang terjadi dan siapa yang bertanggungjawab atas sebuah keputusan.

Buat atau simpan sebuah arsip apabila anda menginginkan:

· Apa yang terjadi pada suatu pekerjaan, kapan hal itu terjadi, dan siapa yang terlibat dalam perihal tersebut

· Apa keputusan yang telah ditetapkan atau direkomendasikan dan oleh siapa hal tersebut diusulkan atau diputuskan

· Apa saran atau instruksi yang telah diberikan

· Perintah dari suatu pekerjaan atau peristiwa atau keputusan.

Gunakan daftar dibawah ini untuk melihat apakah anda harus membuat atau menyimpan sebuah arsip:

· Apakah saya menulis, mengirim atau menggunakan suatu berkas dalam pekerjaan saya?

· Apakah saya (atau orang lain) membutuhkan berkas ini untuk bertindak/ menentukan keputusan?

· Akankan informasi ini diperlukan lagi dimasa depan nantinya?

Jika jawaban anda adalah iya untuk setiap pertanyaan tersebut diatas, maka anda harus membuat atau menyimpan sebuah arsip.

6. Dimana kita harus menyimpan Arsip Pak ?

Jawaban, selalu simpan sebuah arsip pada tempat yang telah ditentukan.
Unit Organisasi, seharusnya sudah memiliki Skema Klasifikasi kearsipan untuk menentukan bagaimana sebuah arsip disimpan berdasarkan klafisikasinya. Temui supervisor anda, arsiparis atau pengelola arsip pada unit organisasi. Jangan menyimpan informasi penting organisasi dalam media penyimpan pribadi seperi email folder atau harddisk. Jangan menyimpan informasi penting atau sensitif pada laptop, USBs atau media penyimpan yang mudah dibawa. Hal tersebut bisa menyebabkan arsip anda mudah hilang, rusak(virus), atau dicuri. maka arsip bisa disimpan dengan 2 cara : a) disimpan secara manual di Depo Arsip berdasarkan klasifikasi. b) disimpan juga secara aplikasi digital, dimulai dengan proses scanning kemudian secara otomatis diatur oleh aplikasi penyimpanannya.

7. Arsip apa yang boleh dimusnahkan Pak ?’

Tidak semua arsip perlu untuk disimpan permanen. Menjaga atau memusnahkan arsip diatur dalam sebuah aturan hukum, dan anda harus mengikuti prosedur yang digunakan Pemerintah saat memusnahkan sebuah arsip atau menghapus sebuah arsip seperti file atau bahkan surat elektronik. Jika arsip unit organisasi anda telah dipindahkan dan berada pada unit kearsipan atau kantor arsip atau lokasi yang telah ditentukan dalam penyimpanan dan pengelolaan arsip, anda tidak perlu khawatir berapa lama mereka akan disimpan. Arsiparis akan mengelolanya sebagaimana aturan yang berlaku di Pemerintahan tersebut yang selalu diistilahkan dengan Jadwal Retensi Arsip (JRA), khusus di Kampar kita sudah memiliki pedoman Peraturan Bupati No. 54 Tahun 2015 tentang JRA.

Saat arsip dimusnahkan maka kegiatan tersebut harus akuntabel dan dipertanggungjawabkan kepada publik dan secara hukum. Bagaimana prosedur pemusnahan arsip dapat dilihat pada Pemusnahan & Akuisisi.

Demikian penulis coba memberikan wawasan kepada seluruh pembaca terutama mereka yang sedang aktif bekerja di Organisasi Perangkat Daerah. Kepada seluruh ASN kearsipan harus lebih mendalami manajemen kearsipan ini sehingga bisa memberikan bimbingan kepada OPD yang membutuhkan.(**)